Wat mag je noteren in een verzuimdossier?

Je werknemer meldt zich bij jou ziek. Dat is voor jullie beiden vervelend. Jij als werkgever wil graag weten waar je aan toe bent en wil je natuurlijk dat hij zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig, bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. Wat zijn die regels en waar dien je rekening mee te houden leggen wij je hier uit.

Publicatie: 31 januari 2024

Wat mag wel?

Als werkgever mag je een aantal zaken wel noteren, zoals hoe vaak en hoelang een werknemer ziek is. Deze informatie is nodig om loon door te betalen bij ziekte en geeft het verzuimoverzichten die inzicht geven over veelvuldig of langdurig verzuim binnen de organisatie.

Bij de ziekmelding van de werknemer mag je de volgende gegevens uitvragen en vastleggen:

het telefoonnummer en (verpleeg)adres
de vermoedelijke duur van het verzuim
de lopende afspraken en werkzaamheden
of de werknemer onder een van de
vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt)
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is.

In een verzuimdossier mag vastgelegd worden:

De functionele mogelijkheden,
de werkzaamheden waartoe de werknemer is staat is,
de mate van arbeids (on-) geschiktheid,
werkaanpassingen die in het kader van re-integratie getroffen moeten worden
de verwachte duur van arbeidsongeschiktheid.

Wat mag niet?

In het kader van de privacy mag echter veel niet genoteerd worden in een verzuimdossier. Zoals het vastleggen van oorzaak en aard van ziekte, de behandelaar, behandelmethode of therapie ingreep of andere actie bij naam. Enkel de beperkingen en de mogelijkheden die de werknemer heeft. Bijvoorbeeld: in plaats van griep, mag: kortdurende algehele fysieke beperkingen genoteerd worden. Een psycholoog mag vastgelegd worden als deskundige begeleider, en chemotherapie als deskundige behandeling.

Hoe doe je dat?

AVG voelt soms beperkend als het gaat om het verzuimdossier, echter hoeft dat niet. Door juist de focus te leggen op wat wél kan ontstaat er ruimte daar mee aan de slag te gaan, zonder een vertroebeld beeld te krijgen door de klachten. Hou uw verzuimdossiers zakelijk en to-the-point. Op die manier voorkomt u onnodige en niet toegestane informatie.

Gebruik als vuistregels:

Communiceer met je werknemers niet in termen van: ‘wat heb je?’ maar van ‘wat kan je wel of niet?’ en leg het ook op deze manier vast.
Geen medische termen noteren.
Noteer alleen de informatie die noodzakelijk is voor de re- integratie.
Management informatie mag niet herleidbaar zijn op persoonsniveau.

Wat gebeurt er als je je niet aan deze richtlijnen houdt?

Meer informatie hierover zie: Richtlijnen privacy en medische terminologie Merces Custodio.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of werkgevers zich aan de wet- en regelgeving houden. Heb je bijvoorbeeld wel medische gezondheidsgegevens van je werknemers registreert, dan riskeer je forse boete. De AP kan organisaties die de AVG overtreden een boete opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet.

Conclusie

Aan een gezonde werkvloer dragen werkgever en werknemers bij, het is een gedeelde verantwoordelijkheid. Door aandacht te besteden aan bovengenoemde belangrijke aspecten, kan een werkomgeving worden gecreëerd waarin werknemers op zowel professioneel als persoonlijk vlak het best uit zichzelf halen. Een gezonde werkvloer draagt niet alleen bij aan de individuele gezondheid, maar ook aan de productiviteit en het succes van de organisatie als geheel.

Gerelateerde diensten

Ben je geïnteresseerd in een gezonde werkvloer en hoe je dit kunt realiseren? Kijk dan ook eens naar de verdere dienstverlening die wij hiervoor aanbieden.